La aplicación de mensajería instantánea WhatsApp se ha convertido en la herramienta de comunicación por excelencia, aquella que usamos a diario para comunicarnos con las personas que nos rodean.
Gracias a los servicios que ofrece, desde llamadas de voz y vídeo hasta compartir documentos, esta aplicación de mensajería se ha implementado, también, en el ámbito laboral. De esta manera, es una alternativa útil y eficiente no solo en la comunicación entre compañeros de trabajo, sino también en la comunicación entre empleados y superiores e, incluso, con los clientes.
Tips para comunicarte correctamente
Sin duda, WhatsApp tiene un sinfín de utilidades que convierten a esta aplicación de mensajería instantánea en una alternativa como canal de comunicación interna en la empresa. No obstante, es recomendable seguir algunos consejos para que la comunicación no solo sea fluida, sino que se lleve a cabo de forma correcta:
- Mensajes útiles, claros y concisos: lo más recomendable es que los mensajes enviados, dentro del marco de la comunicación empresarial, sean cortos, claros y concisos. Es conveniente, además, no enviar fotografías o memes, así como documentos formales como nóminas y contratos.
- Respeto por el objetivo de cada grupo: es necesario tener en mente cuál es la finalidad o utilidad de cada grupo de WhatsApp para no desviarnos de su objetivo ni duplicar la información. Así pues, lo más recomendable es ceñirse al objetivo del grupo y hacer un uso eficiente de este.
- Comunicación con los clientes: aunque WhatsApp puede resultar de gran utilidad para comunicarse con los clientes, esta aplicación solo ha de usarse en momentos puntuales. Para el resto de los asuntos, lo mejor será optar por otras vías de comunicación como el correo corporativo.
- Respeto por los horarios: es recomendable respetar los horarios de trabajo y evitar lo máximo posible invadir el tiempo de ocio y descanso de los trabajadores. La mejor opción es utilizar WhatsApp solo durante las horas de trabajo.
- Elección de la foto de perfil: la imagen de perfil es nuestra carta de presentación. Si utilizamos el WhatsApp como medio de comunicación interna es necesario elegir correctamente la foto, optando por aquella que se ajuste a la imagen que queremos transmitir a los demás.
Ventajas de usar Whatsapp como canal de comunicación con los empleados
WhatsApp cuenta con las siguientes ventajas:
- Sencillez en su utilización: WhatsApp es la aplicación más popular de mensajería instantánea de la historia, siendo utilizada por 1.600 millones de personas cada mes. Su popularidad, por tanto, permite que la mayor parte de la gente esté familiarizada con su uso, lo que elimina la necesidad de que los empleados se adapten a un sistema desconocido ni necesiten formación.
- Gratuita: WhatsApp es una aplicación gratuita, siendo una alternativa rentable para la comunicación interna de una empresa.
- Rapidez: esta aplicación es consultada varias veces al día por los usuarios, lo que permite una comunicación fluida y rápida.
- Facilidad para compartir documentos: una de las utilidades más importantes de WhatsApp es la facilidad para compartir documentos, desde fotos hasta documentos o notas de voz, aunque habría que tener cuidado con la privacidad y confidencialidad de algunos archivos.
- Grupos de WhatsApp: esta aplicación permite la creación de grupos de empleados en WhatsApp en los que pueden intervenir más de dos personas, herramienta que facilita la puesta en común de información entre varias personas.
- Videollamadas: otra de las opciones que ofrece WhatsApp es la posibilidad de realizar videollamadas, de forma que, a través de esta aplicación, se pueden llevar a cabo reuniones cara a cara.
- WhatsApp Web: esta aplicación también ofrece la posibilidad de ser utilizada a través del navegador, evitando, así, el uso continuo del teléfono móvil.
- Listas de difusión: para hacer llegar información directa a un grupo de personas sin llegar a interactuar con ellas y respetando su privacidad.
- Encuestas: otra opción útil para conocer las preferencias de los integrantes de una forma ágil y rápida.
Desventajas de usar Whatsapp como canal de comunicación con los empleados
WhatsApp cuenta con las siguientes desventajas:
- Privacidad: sin duda, una de las preocupaciones más relevantes en el uso de WhatsApp en el ámbito laboral es la privacidad de las comunicaciones y posible intromisión en la confidencialidad de la información y los documentos que se compartan.
- Compartir archivos sí, pero de tamaño limitado: WhatsApp puede presentar un problema a la hora de compartir archivos de gran tamaño por lo que, se recomienda complementar su uso con el de otras herramientas en línea.
- Falta de funciones: WhatsApp no está diseñada para ser utilizada en el entorno laboral, por lo que faltan funciones y herramientas que podrían ser de gran utilidad a la hora de gestionar los chats de trabajo o de asignar tareas.
Desconexión digital y legalidad en el uso de Whatsapp
En caso de utilizar WhatsApp como herramienta de comunicación interna en la empresa, ¿pueden los superiores enviar mensajes de WhatsApp fuera del horario laboral de sus empleados?
Los trabajadores tienen derecho a no contestar mensajes a sus superiores fuera de su horario. Además, no pueden sufrir consecuencia alguna por no contestar a los mensajes con inmediatez. En caso contrario, se estaría vulnerando el derecho a la desconexión laboral de los empleados.
Además de la desconexión digital, son otras las cuestiones que se suscitan en torno a la legalidad en el uso de WhatsApp. Desde la negociación del sueldo a través de este canal hasta la comunicación de un despido a través de la aplicación.
Lo que ha de quedar claro es que, a pesar de que WhatsApp es una herramienta de mensajería que utilizamos para nuestra vida privada en nuestro día a día, si esta es utilizada como herramienta para la comunicación interna en la empresa, los mensajes son susceptibles de ser revisados, siempre y cuando la empresa haya notificado este extremo. Por supuesto, es necesario contar con el consentimiento de los trabajadores para poder incluirlos en cualquier grupo de WhatsApp.
Uso responsable de una gran herramienta de comunicación interna
Sin duda, WhatsApp se perfila como una estupenda opción como herramienta de comunicación interna gracias a la sencillez en su uso, a la inmediatez en el envío de mensajes y a las muchas funcionalidades que pone a disposición de sus usuarios.
No obstante, es imprescindible usar de forma responsable esta aplicación, máxime cuando esta se utiliza como canal de comunicación dentro de la empresa. En este sentido, es imprescindible, sobre todo en los grupos de empleados en WhatsApp, no difundir información personal o confidencial, respetar al máximo los horarios de trabajo y establecer unos límites claros en el uso de esta aplicación de mensajería.
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