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Espacios flexibles: el teletrabajo parcial y los espacios virtuales en la empresa

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Modelos de trabajo híbridos y espacios laborales virtuales

Las oficinas van cambiando su configuración para adaptarse a las formas de trabajo de cada época. Hace 30 años era común ver oficinas compuestas por cubículos, que progresivamente se han convertido en espacios diáfanos donde se facilita la interacción y el trabajo en equipo.

Y ahora, e la vuelta a la normalidad tras la pandemia, está empezando a imponerse el concepto de flexoffice, es decir, los espacios flexibles de trabajo y los espacios laborales virtuales. Porque parece que la tendencia de establecer modelos de trabajo híbridos (mitad presencial, mitad virtual).

¿Espacio o lugar de trabajo? Ambos afectan al rendimiento

¿Espacio y lugar de trabajo son lo mismo? Aunque puede parecer que sí, ambos conceptos hacen referencia a distintas cosas. El lugar de trabajo es el sitio que te proporciona la empresa para trabajar, y el espacio de trabajo son las herramientas propias con las que desarrollas la actividad. Es importante conocer ambos y mejorarlos para aumentar el rendimiento del trabajador en los nuevos modelos de trabajo híbridos cada vez más habituales.

➤ Espacio de trabajo (Workplace)

El espacio de trabajo hace referencia a las herramientas, dispositivos y recursos que una persona utiliza de forma personal para desarrollar su trabajo. Es decir, que el workplace se desarrolla en el workspace. Un ejemplo de espacio de trabajo son las herramientas como cuadernos, apps digitales de organización y productividad, reuniones… La empresa debe preocuparse por mejorar el workplace del empleado y ayudarlo en la optimización de sus recursos.

➤ Lugar de trabajo (Workspace)

El lugar de trabajo son los espacios y equipos que la empresa proporciona al empleado para que pueda trabajar: oficina, salas de reuniones, dispositivos, mesas… También se considera lugar de trabajo los espacios laborales virtuales, que puede ser un chat de equipo, una sala de videoconferencias… En esta nueva era digital hay que prestar especial importancia al lugar de trabajo virtual y a los espacios flexibles.

 

Espacios virtuales: ¿hasta qué punto puede digitalizarse el entorno laboral?

Y aquí empieza el reto de la industria conectada: ¿hasta qué punto puede digitalizarse el entorno laboral? ¿Pueden ser los espacios virtuales equivalentes a los físicos? Parece que sí, pero hay que realizar una gran inversión en recursos.

Diferencia entre teletrabajo y trabajo a distancia

La diferencia entre teletrabajo y trabajo a distancia parece sutil, pero no lo es:

  • En el teletrabajo, un profesional desarrolla su trabajo de forma ocasional fuera de las instalaciones de la empresa, y para ello utiliza herramientas tecnológicas y de telecomunicación. Pero, en el fondo, la actividad se realiza igual que si el empleado estuviera en la oficina (mismos horarios, tareas etc.).
  • El trabajo a distancia, sin embargo, se desarrolla de forma permanente en cualquier sitio elegido por el empleado, y no existe vigilancia de la actividad por parte de la empresa. Se establece así desde el principio de la relación laboral, y el empleado tiene que cumplir con la entrega de tareas y la realización de los proyectos requeridos.

¿Es posible y rentable el teletrabajo?

Como todas las acciones, el teletrabajo tiene ciertos costes y ciertos beneficios, tanto para empleados como para empleadores. Lo que sabemos a ciencia cierta (gracias a los estudios elaborados por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital de España) es que las restricciones impuestas por la situación sanitaria han acelerado los cambios sociales, como el teletrabajo.

Beneficios del teletrabajo para las empresas

  • Según un estudio de EffiWork, si el teletrabajo se mantuviera a lo largo del año igual que en los tres meses de confinamiento total, las empresas se ahorrarían de media de 1.000€ a 5.000€ al año por cada empleado (desglosado en infraestructuras, oficinas, suministros, dietas, vehículos de empresa…).
  • modelo híbrido trabajoSe estima que la productividad aumenta un 20% en casa, ya que no existen tantos ruidos y distracciones.

Beneficios del teletrabajo para los empleados:

  • También según EffiWork, los trabajadores ahorrarían de 2.000€ a 4.000€ al año (según los días de teletrabajo que hicieran). Este ahorro viene de dietas, transporte…
  • Además, la felicidad de los empleados aumenta, ya que ahorran tiempo en desplazamientos y mejoran la conciliación familiar.

Los datos del teletrabajo en España

Antes de marzo de 2020, España era el país con menor incidencia de teletrabajo en Europa: solo lo habían puesto en práctica 1 de cada 4 personas. Y aunque tengamos la impresión de que la mayoría de personas teletrabajaron durante la pandemia, en realidad solo el 32% de la población pudo hacerlo (el décimo porcentaje más bajo de la UE).

 

Contrato de trabajo mixto, la solución híbrida de muchas empresas

Pero, ¿el teletrabajo es lo mejor para todas las personas? Desde luego que no, las empresas deben atender qué le viene mejor a cada persona para facilitarle su labor, ya que como sabemos, empleados felices, empresa feliz. ¡Siempre es importante considerar esto al definir el Employee Value Proposition!

La solución híbrida de muchas empresas está siendo el contrato de trabajo mixto. Es decir, el teletrabajo parcial.

¿En qué consistiría el teletrabajo parcial?

Los modelos de trabajo híbridos o teletrabajo parcial son formatos en los que se combinan el trabajo presencial y el teletrabajo. De este modo, se obtienen los beneficios de ambos y se minimizan las desventajas de cada uno. El teletrabajo parcial supone algunos retos para las empresas:

  • Estandarizar las comunicaciones para que lleguen a todos, estén en el formato que estén.
  • Garantizar una infraestructura cómoda para trabajar en la oficina y en casa.
  • Refuerzo de los beneficios para empleados. La cultura corporativa es una de las grandes perjudicadas del trabajo a distancia hoy por hoy, y por eso es más importante que nunca cuidar el bienestar laboral con programas de beneficios para empleados.

Opiniones respecto al trabajo flexible

Según un estudio de Factorial HR, el 87,8% de las organizaciones (de una muestra de 100) contempla la posibilidad de ofrecer a los empleados la posibilidad del trabajo mixto dentro de sus beneficios.

Pero, ¿qué piensan los trabajadores sobre el teletrabajo y sobre el teletrabajo híbrido? Los datos son claros: el 83,7% de los empleados (según el estudio del Ministerio) desearía teletrabajar parcialmente, y el 23,6% quisiera hacerlo de forma permanente. Algo que las empresas deben tener muy en cuenta a la hora de establecer los beneficios para empleados y conseguir y retener talento.

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